In dieser Reihe stelle ich WordPress-Erweiterungen wie z.B. Plugins vor, die aus meiner Erfahrung besonders gut geeignet sind für den Einsatz auf Webseiten von Vereinen und anderen gemeinnützigen Initiativen.
Teil III – Newsletter versenden mit WordPress
Für viele Vereine ist es gar nicht so einfach alle Mitglieder und Interessierte zu erreichen: Per Post Flyer zu versenden ist aufwändig und kostspielig, was liegt also näher als in regelmäßigen Abständen per Email über Neuigkeiten und Veranstaltungen zu informieren. Bei einigen Dutzend Adressaten geht das noch bequem mit dem eigenen Emailprogramm, danach macht es Sinn spezielle Newsletter-Dienste zu nutzen. In diesem Beitrag stelle ich einige davon vor und sprechen Empfehlungen aus.
Grundsätzliches: Abonnieren, Mitglieder, Versand
Normalerweise wird auf der Webseite ein einfaches Formular eingebunden, bei dem der Newsletter bestellt werden kann. Nach deutschem Recht ist dabei wichtig, dass die Abonnenten die Bestellung des Newsletters bestätigen; auch sollten Interessentenlisten, die z.B. bei Infoständen ausliegen, aufbewahrt werden, um im Zweifelsfall auch nachweisen zu können, dass der Newsletter auch wirklich angefordert wurde.
Im Hintergrund entsteht also eine Abonnentenliste. Das sind benutzerbezogene Daten die entsprechend vor dem Zugriff dritter geschützt werden müssen. Auch ist zu beachten, dass in der Liste neben den Abonnenten die Abmeldungen gespeichert werden (ggf. Hinweis in der Datenschutzerklärung), damit nachzuvollziehen ist wer den Newsletter nicht bekommen möchte.
Beim Versand kommen einige technische Fragen dazu: Entscheidend ist die Anzahl der Abonnenten:
- bis ca. 2000 Abonnenten kann ganz gut ohne externen Emaildienst gearbeitet werden: Selbst wenn auf dem Webserver nur 200 Emails pro Stunde verschickt werden dürfen, bedeutet das, dass der Versand dann in Pakete aufgeteilt 10 Stunden dauert.
- bei über 2000 Abonnenten macht es Sinn entweder den Versand über andere Dienste zu organisieren, oder einen komplett externen Anbieter zu wählen
Externe Anbieter: MailChimp & Co
Stark verbreitet ist MailChimp – ein US Unternehmen, dass mit einer wirklich netten allerdings nur englischsprachigen Oberfläche, den kostenlosen Versand von Newslettern anbietet. Die deutschsprachige Alternative CleverReach ist zwar etwas teurer, wird aber unseren Datenschutzrichtlinien gerecht.
Fazit: Gerade Vereine, die entweder zu politischen Themen oder gesundheitlich sensiblen Themen arbeiten, rate ich dringend von Anbietern wie MailChimp ab, da praktisch kein Datenschutz gewährleistet wird. In den erfassten Daten sind nicht nur Abonnentenlisten, sondern auch die Informationen wer, welche Beiträge im Newsletter angeklickt hat!
Option: WordPress Plugin
Ich empfehle das Plugn MailPoet, weil sich hier mit Drag&Drop einfach Inhalte von der Webseite (wie z.B. Termine oder aktuelle Infos) in den Newsletter schieben lassen. Das hat sich in der Praxis als sehr nützlich erwiesen, da dann nur einmal die Inhalte erstellt werden müssen. Übrigens im Blog von Mailpoet gibt es immer mal wieder nützliche Infos wie man gute Newsletter schreibt (z.B. wie eine gute Betreffzeile lautet).
Interessanter Artikel an sich, bin darauf gestoßen, weil ein solches Projekt gerade ansteht. Die Informationen erscheinen mir aber nicht aktuell, oder?
Ich verfolge das Thema aktuell nur am Rande, weiß aber dass verschiedene Vereine und Kunden weiterhin auf Mailpoet setzen und sich dieses Plugin gut in den letzten Jahren weiterentwickelt hat.